Наверное с заявлением, что назначенные права доступа не действуют, я погорячился.
Вроде всё заработало, надо было просто создать для администратора и открытых для него документов отдельные группы и связать их вместе.
Таким образом получается, что группа документов, не связанная с группой пользователей, по сути доступ к документам не ограничивает, даже если в админке нет пользователей из этой группы.
А вот интересно, можно ли сделать так, чтобы закрытые документы не скрывались совсем, а были просто недоступны для изменения. Неприятно, что вместе с закрытым документов становится недоступной и всё дерево документов под ним... А жаль.